Пример заполнения авансового отчета
Авансовую сумму можно выдавать исключительно на основании приказа руководителя о подотчетных лицах. Необходимо указать список лиц, сроки и цели для которых были выданные денежные средства. Отметим, что для командировок, деньги могут быть выданы только на основании приказа о направлении в командировку, которое утверждается работодателем.
Пример заполнения авансового отчета представляет собой двухстороннюю унифицированную форму № АО-1. Данный документ заполняется только в одном экземпляре подотчетным лицом и бухгалтером.
Как заполнить отчет:
Пример заполнения авансового отчета осуществляется в два этапа. Изначально его заполняет подотчетное лицо, а после этого сам бухгалтер. Мы опишем каждый этап отдельно и доступным языком.
Заполнение авансового отчета подотчетным лицом
Изначально нужно указать на лицевой стороне бланка название компании, дату составления документации, ФИО, должность. После указывается табельный номер и назначенная сумма аванса.
На обратной стороне бланка необходимо указать все документы, которые подтверждают произведенные расходы. Эти документы перечисляются в графах 1-6. Каждый документ должен быть пронумерованным в порядке их перечисления в бланке.
- В первой графе указывается порядковый номер, который был присвоен оправдательному документу.
- Графа 2-3 предназначены для проставления даты составления полученного документа и его номер.
- Графа 4 – проставляем тип произведенного расхода. Это могут быть к примеру канцелярские расходы.
- Полная сумма произведенных расходов необходимо указать в пятой графе. Отметим, что в графу 5 необходимо вписывать сумму, если она была произведена в рублях.
- В 6 графе, указываем произведенную денежную сумму, если весь расход был осуществлен в иностранной валюте.
- Вся сумма расходов должны быть обязательно указана в строке под названием «Итого», которая расположена в графе5,6.
Заполнение авансового отчета бухгалтером
После того, как сотрудник заполнил авансовый отчет, он, совместно с оправдательными документами должен быть предоставлен бухгалтеру компании. После того, как бухгалтер получил документацию, он должен расписаться в принятии документации указать номер и дату. В конце документа необходимо указать дату представления отчета. После этого, расписка должна быть передана подотчетному лицу.
Бухгалтер обязан проверить правильность написания авансового отчета и расходование средств. Он заполняет графы под номер 7 и 8 и указывает общую сумму всех расходов, которые были приняты к учету. В графе под номер 9 необходимо указать все номера бухгалтерских счетов.
После этого, бухгалтер должен заполнить лицевую сторону бланка АО-1 и указать следующее: остаток предыдущего аванса, сумма, которая была получена из кассы, общая сумма израсходованных средств, остаток\перерасход авансовой суммы. Всю информацию для заполнения бух. таблиц можно получить из графы 9.