На проводе: правила деловой переписки

На проводе: правила деловой переписки

На проводе: правила деловой переписки
Вам понравилось?

Полезная информация

На самом деле, очень сложно достучаться до важного клиента. Сейчас принято писать электронные письма, но дело в том, что у таких занятых людей, огромное количество входящий сообщений с приглашениями и прочим.  Согласно научной статистике, для большинства людей, электронная переписка является самым удобным способом получения информации. Около 74 процентов офисных сотрудников считают почту лучшим способом коммуникации.

Деловая переписка лучше звонков тем, что люди могут не отвлекаться от своих важных дел и ответить на письмо в любой, удобный для них, момент. В телефонном разговоре, человека заставляют слушать ненужные предложения и говорить банальные фразы. Многим людям, на самом деле, очень сложно вернуться к важным делам после телефонного разговора. Мы не хотим сказать, что деловая переписка, лучше телефонного разговора, но речь сегодня пойдет именно о составление письма.

↑ к содержанию

Правила делового общения в Интернете

Отправлять письма в нужное время

Нельзя отправлять очень важные сообщения вечером в пятницу. Лучше всего начинать деловую переписку в рабочее время в начале или середине недели. Если отправляется письмо утром в понедельник, есть вероятность, что ваше письмо окажется первым в списке поступивших писем. Многие деловые люди разбирают все письма в начале дня, что бы потом спокойно заниматься своими делами.

Давать названия своим письмам

Запомните, «давать название письмам» — это не значит писать белиберду. Необходимо придумать емкий заголовок, который сразу даст понять, о чем письмо.

Пишем по существу

Как мы уже говорили ранее, инвесторы и крупные бизнесмены получают письма на свой емэйл, сотнями и тысячами. Как правило, на самые важные письма, которые лишены «воды», они могут ответить в тот же день. Одно из правил деловой переписки – чем меньше, тем лучше. Если вы ещё сомневаетесь, что нужно написать, а что нет, то пока Вам лучше отложить письмо.

Называть свою цель сразу

В вашем письме должен присутствовать призыв к действию или стоять конкретный вопрос. Может так произойти, что у вас вышло большое письмо, которое призывает человека сразу к нескольким действиям. В этом нет ничего страшного, но необходимо выделить эти действия в начале сообщения.

Групповые сообщения

Если Ваша деловая переписка действительно важная, ни в коем случае не отправляйте групповые письма. Вот как приблизительно выглядит групповое письмо:

Здравствуйте, %ваше имя%, мы проводим мероприятие 18 числа, и были бы очень рады увидеть Вас в числе наших спикеров.

Любой человек воспринимает такое письмо, как неловкую ситуацию. Его вежливо пригласили на мероприятие, и ему придется хоть что-то ответить или вежливо отказать. Подобные виды сообщения выглядят так: «Эй, не мог бы кто-то из Вас нам помочь, будем признательны». Человек, получивший такое письмо думает, что кто-то поможет компании, но это будет не он. В итоге, огромная вероятность того, что Вам вообще никто не ответит или откажется.

↑ к содержанию

Никогда нельзя поступать так:

 Человек просто не поймет о чем идет речь

правила деловой переписки

Напоминать

Особенности деловой переписки заключаются в том, что если вам не ответили, это не значит, что Вас проигнорировали. Не стесняйтесь о себе напомнить. Многие подумаю, что если на их письмо не ответили, значит, их предложение было неинтересным. Но вся суть в том, что занятые люди просто физически не могут прочитать все поступившие сообщения и ответить на все звонки. Если вы боитесь показаться невежливым, можно в следующем письме извиниться за напоминание.

Если деловая переписка затянулась не на один день, можно отправлять вместе с посланием отрывки из ваших предыдущих сообщений. Человек мог забыть, о чем шла речь, и Вы поможете ему напомнить.

На проводе: правила деловой переписки
Вам понравилось?

Понравился материал? Поделись с друзьями.


О проекте | Вопросы и ответы

© 2018 Finkontrol.com Все права защищены.

Копирование материалов разрешено только с обязательным указанием прямой, активной и открытой к индексации гиперссылки на Finkontrol.com. 18+