Налоговые риски, как от них избавится
Как снизить налоговые риски при помощи правильной организации внутреннего учета в компании ? Другое дело, когда налоговый инспектор слишком суров и всякий факт толкует как злоумышленное уклонение от уплаты налогов. Как защищаться от подобных «наездов», уже много сказано и пересказано. Однако существуют слабые места внутри компании, которые также могут заметно подорвать финансовое положение вашего бизнеса.
Работа над ошибками которые уберегут от проблем с налоговой
Неприятно работать с бухгалтером, который постоянно твердит «нельзя»: то ему сделка не нравится, то солидные клиентам проводить отказывается… Куда лучше было бы видеть полное и безоговорочное согласие, когда любое пожелание исполняется, даже по уже завершенным операциям: бухгалтер просто переписывает документы, еще раз переписывает документы, и еще, и еще… Поставщики тоже по нескольку раз переделывают прошлогодний договор, накладные и счета-фактуры, путаясь в собственных банковских счетах, ответственных лицах и прочих деталях, если у них с того времени произошли какие-то изменения в этой части.
Или же часть имеющихся документов помечается стикерами, карандашными надписями, галочками, передается в юротдел и т. п. На этой стадии все замирает до неизвестного часа, когда юрист свяжется с аудиторами, когда приедет представитель контрагента или когда рак свистнет.
По причине такого «соглашательства» любая проверка становится экстремальной: свести все воедино и разгрести завалы в считаные дни весьма затруднительно.
Чтобы этого не случилось, необходимо все «работы над ошибками» проводить безотлагательно, с установлением жестких сроков выполнения задачи и назначением ответственных лиц. За просрочку устанавливаются санкции. Важно контролировать объем бухгалтерской работы на одного сотрудника и своевременно перераспределять обязанности во избежание слишком высоких нагрузок. Внезапная налоговая проверка «боевой» готовности документов — отличная профилактическая процедура, закаляет дух и укрепляет документооборот. Но лучше все-таки предупреждать возможные налоговые проблемы, чем потом пытаться их решить «задним числом»: все предстоящие сделки целесообразно проанализировать, найти оптимальный вариант и согласовать налоговые аспекты заранее. Подобная защита при налоговых проверках будет дорого стоить.
Такое налоговое планирование можно проводить теперь не только с аудиторами и консультантами, но и с госорганами — направляя официальный запрос о правомерности предполагаемых расчетов с бюджетом. А любые забытые пометки непосредственно в документах полезны только налоговым инспекторам.
Нет ничего дороже дешевого бухгалтера
Для небольшой компании, как правило, не нужен суперпрофессионал, вполне подойдет человек с дипломом и опытом работы. К сожалению, руководителю достаточно сложно определить уровень компетентности бухгалтера или финансиста, если только сам он не является аттестованным аудитором. Чаще всего это приводит к тому, что отбор кадров происходит по принципу «не переплати!»
При таком подходе есть риск нанять человека с купленным дипломом. Или диплом будет настоящий, да специалист никакой. Купил курсовой, купил экзамен — вот и готов магистр. Наличие опыта тоже не всегда гарантирует от промашки: за иных главбухов годами пишут отчеты нижестоящие сотрудники или вообще неизвестные работодателю «приходящие» личности. Любая некомпетентность финансового работника может привести к серьезным проблемам. И тогда уже никакая защита при налоговых проверках не поможет.
Не жалейте времени на тщательную проверку претендентов на вакансию — собеседование должно включать обязательное тестирование, набор сотрудников проводиться с помощью рекрутинговых агентств. Кроме того, неоценимо значение периодической аттестации работника (соответствия квалификации и занимаемой должности). В части мотивации необходимо уделять внимание поддержанию лояльности сотрудников по отношению к компании. Не стоит недооценивать и режим конфиденциальности (каждый знает только то, что ему положено знать в рамках служебных обязанностей), и специальные тренинги по подготовке ответственных лиц к ответам на «неудобные» вопросы. В некоторых случаях стоит подумать об обучении и повышении квалификации сотрудников. Все эти действия приведут к минимизации налоговых рисков.
Бумагофобия
Для небольших компаний характерно стремление не плодить «лишних» бумаг, что в общем-то неплохо. Однако иногда это стремление приводит к ослаблению контроля.
В практике был такой показательный случай: предприниматель долгое время умудрялся вести учет выручки и остатка товаров в нескольких магазинах в обычной тетради. При этом в одной из торговых точек периодически обнаруживались недостачи, причем несколько раз — налоговыми инспекторами, проверявшими кассовый аппарат, за что исправно начислялись штрафы.
Происходило это в смены разных продавцов, по накладным на поступление нового товара и по чекам вроде бы все сходилось, кроме двух-трех случаев пропажи товара (думали, кражи покупателей). На самом же деле, виновником этих разниц был продавец, присвоивший приличную часть выручки и товара. Чтобы отвести подозрения, он подделывал сведения об остатках товара, а товарные отчеты предприниматель не ввел в свой документооборот — вот разница и оставалась где-то за рамками имевшихся документов.
Судебная бухгалтерская экспертиза по имевшимся учетным данным за три года скрупулезно подсчитала, что было украдено несколько миллионов рублей!
Профилактика и здесь будет эффективнее запоздалого возмездия, на самых первых этапах становления компании необходимо проработать четкую и показательную систему документооборота, а регулярные планы и отчеты сотрудников, соблюдение предписанного порядка бухучета заметно повышает устойчивость к потерям не только в части налогов. Ежегодные аудиторские проверки или постоянное бухгалтерское обслуживание для многих малых бизнесов оказываются слишком дорогими, курс специального обучения руководителя обойдется дешевле.
Обнаружили ошибки бухгалтера — предъявите счет
Бывают ошибки у бухгалтеров, нечаянные или специально созданные, и точно так же бывают ошибки у налоговых инспекторов. Ошибку в учете компании можно выявить при помощи аудита, но он не поможет выявить расхождения с теми данными, которые учла на лицевом счете компании налоговая инспекция. Декларации и платежные поручения проходят одни и те же, но они по-разному обрабатываются, что и приводит к разницам в расчетах. На любую недоимку автоматически начисляются пени, чтобы их погасить, нужно указать специальный код в платежном поручении. А что происходит в учете налоговой инспекции, если где-то потеряется и не дойдет декларация, отправленная почтой, — астрономические переплаты! И если налогоплательщик не проявит своевременного интереса, то может столкнуться с разного рода неожиданностями, чаще все-таки неприятными.
Обязательные сверки с налоговыми органами по всем налоговым статьям компании дают отличный эффект, особенно если они проводятся регулярно, в идеале ежеквартально. В одной из компаний, где руководство стремилось привить это правило, была введена специальная премия бухгалтеру, если тот в течение определенного срока после сдачи отчетности предъявит руководству акт сверки с налоговой инспекцией без недоимок (конечно же, варианты с просрочкой платежей не по вине бухгалтера исключались). Все эти действия значительно уменьшали количество ошибок бухгалтера, тем самым сводили на нет налоговые риски.
С развитием прогресса получить справку с лицевого счета можно в считанные секунды по каналам телекоммуникационной связи, добиться необходимых исправлений будет сложнее и дольше. Однако вовремя выявленные отклонения исправляются проще застарелых.
